Připravili jsme pro vás případovou studii, na které chceme prezentovat sílu webových technologií, které využíváme pro vývoj nástrojů pohánějících vnitrofiremní procesy.
Pro našeho klienta již třetím rokem vyvíjíme a spravujeme nástroj pohánějící vnitrofiremní procesy a data. I když se z počátku zdálo, že se bude jednat o jednoduchý nástroj evidující obchodní zakázky, opak se stal pravdou a dnes se jedná o komplexní nástroj řídící vnitrofiremní procesy, starající se o automatizaci základních a každodenních úkonů.
A co dnes už nástroj umí?
- Evidenci zákazníků a kontaktů
- Evidenci a správu obchodních zakázek
- Periodické zákazky a úlohy
- Správu zaměstnanců a jejich oprávnění
- Evidenci docházky, dovolených i nemocí
- Fakturační a autofakturační modul propojený s účetním programem Abra Flexibee
- Finanční reporty
- Správa souborů a smluv
Šetříme převážně čas
Cílem aplikace se postupem vývoje stala úspora času při každodenních úlohách, mezi které patří vystavování faktur, evidence úhrad nebo správa obchodních případů a jejich stavů.
Díky aplikaci jsme tak schopni provádět automatizované úlohy na periodických zakázkách, vytvářet automaticky požadavky, sloužící jako podklad pro fakturaci a především poloautomaticky provádět vystavování faktur včetně odesílání na zákazníky. Tím dochází k úspoře času, a to v některých případech i o více než 10 dní práce několika zaměstnanců za měsíc.
Méně prostoru pro chyby
Pravidelné úkony jsou vždy náchylné na chybovost a k jejich eliminaci jsme přispěli vytvořením automatizovaných procesů starajících se o pravidelné úkony, které si do té doby musel každý zaměstnanec hlídat samostatně. Nově je nejen jasné, kdo je za co zodpovědný, ale také kdy a do jaké míry. Nastavením periodických pravidel je možné si ve správný čas nechat připomenout navazující úlohy, připojit si k nim poznámku nebo rovnou nastavit požadovanou automatickou akci.
Podobný přístup je již aplikován i na hromadné úlohy, mezi které patří zejména poloautomatické vystavování faktur, kdy na místo jedné je možné vystavovat faktury v dávce rovnou po 25-ti kusech.
Vše pod kontrolou
Pro všechny případy je celý systém vybavený o logování aktivit nad základními i pokročilými úlohami, jako je vytváření zakázek, změny stavů nebo vystavení faktury. Vždy je tedy jasné, o jaké úlohy se stará systém a o jaké konkrétní uživatel a je možné zpětně rozklíčovat, kdo provedl jakou úpravu a provedené úpravy i vrátit zpět.
Nově jsme systém vybavili také o automatické testy, které kontrolují základní funkčnost systému a zajišťují tak bezchybný provoz. V případě problému jsme tak už před nasazením každé nové verze informování o tom, jestli nedošlo k přehlédnutí chyby a je možné ji včas napravit.
Mezi další specializaci aplikace patří propojení zakázek a fakturačního modulu, kdy na základě vytvořených požadavků nebo obecných vlastností zakázek dochází k předvyplňování faktur nebo ke zúžení produktů, které do faktury můžete umístit. Tedy na základě požadavku je zřejmé, že má dojít k vytvoření faktury, ale zároveň také k vytvoření pravidel, pro konkrétní fakturu. Tím pádem je šetřen čas a omezení prostoru, ve kterém může dojít ke vzniku chyby.
Propojení s externími aplikacemi
Protože aplikace slouží především pro potřeby našeho klienta došlo postupem času také k propojení aplikace s účetním programem ABRA Flexibee, do kterého jsou v reálném čase přenášeny veškeré údaje o fakturách a jejich hodnotách a to nejen při vytvoření, ale při jakékoliv editaci nebo doplnění.
Díky propojení má také účetní oddělení on-line přístup k aktuálním hodnotám a může s nimi dále pracovat.
Systém v číslech
Počet zakázek
5 000
za rok 2019
Max. počet faktur
3 000
za měsíc
Počet úkolů
10 000
za rok 2019
Max. počet faktur
500
denně