WEBOVÉ TECHNOLOGIE JAKO MOTOR PRO VAŠE PODNIKÁNÍ

Připravili jsme pro vás případovou studii, na které chceme prezentovat sílu webových technologií, které využíváme pro vývoj nástrojů pohánějících vnitrofiremní procesy.

Pro našeho klienta již třetím rokem vyvíjíme a spravujeme nástroj pohánějící vnitrofiremní procesy a data. I když se z počátku zdálo, že se bude jednat o jednoduchý nástroj evidující obchodní zakázky, opak se stal pravdou a dnes se jedná o komplexní nástroj řídící vnitrofiremní procesy, starající se o automatizaci základních a každodenních úkonů. 

A co dnes už nástroj umí?

• Evidenci zákazníků a kontaktů
• Evidenci a správu obchodních zakázek
• Periodické zákazky a úlohy
• Správu zaměstnanců a jejich oprávnění
• Evidenci docházky, dovolených i nemocí
• Fakturační a autofakturační modul propojený s účetním programem Abra Flexibee
• Finanční reporty
• Správa souborů a smluv

Šetříme převážně čas

Cílem aplikace se postupem vývoje stala úspora času při každodenních úlohách, mezi které patří vystavování faktur, evidence úhrad nebo správa obchodních případů a jejich stavů.

Díky aplikaci jsme tak schopni provádět automatizované úlohy na periodických zakázkách, vytvářet automaticky požadavky, sloužící jako podklad pro fakturaci a především poloautomaticky provádět vystavování faktur včetně odesílání na zákazníky. Tím dochází k úspoře času, a to v některých případech i o více než 10 dní práce několika zaměstnanců za měsíc.

Méně prostoru pro chyby

Pravidelné úkony jsou vždy náchylné na chybovost a k jejich eliminaci jsme přispěli vytvořením automatizovaných procesů starajících se o pravidelné úkony, které si do té doby musel každý zaměstnanec hlídat samostatně. Nově je nejen jasné, kdo je za co zodpovědný, ale také kdy a do jaké míry. Nastavením periodických pravidel je možné si ve správný čas nechat připomenout navazující úlohy, připojit si k nim poznámku nebo rovnou nastavit požadovanou automatickou akci. 

Podobný přístup je již aplikován i na hromadné úlohy, mezi které patří zejména poloautomatické vystavování faktur, kdy na místo jedné je možné vystavovat faktury v dávce rovnou po 25-ti kusech.

Vše pod kontrolou

Pro všechny případy je celý systém vybavený o logování aktivit nad základními i pokročilými úlohami, jako je vytváření zakázek, změny stavů nebo vystavení faktury. Vždy je tedy jasné, o jaké úlohy se stará systém a o jaké konkrétní uživatel a je možné zpětně rozklíčovat, kdo provedl jakou úpravu a provedené úpravy i vrátit zpět.

Nově jsme systém vybavili také o automatické testy, které kontrolují základní funkčnost systému a zajišťují tak bezchybný provoz. V případě problému jsme tak už před nasazením každé nové verze informování o tom, jestli nedošlo k přehlédnutí chyby a je možné ji včas napravit.

Mezi další specializaci aplikace patří propojení zakázek a fakturačního modulu, kdy na základě vytvořených požadavků nebo obecných vlastností zakázek dochází k předvyplňování faktur nebo ke zúžení produktů, které do faktury můžete umístit. Tedy na základě požadavku je zřejmé, že má dojít k vytvoření faktury, ale zároveň také k vytvoření pravidel, pro konkrétní fakturu. Tím pádem je šetřen čas a omezení prostoru, ve kterém může dojít ke vzniku chyby.

Propojení s externími aplikacemi

Protože aplikace slouží především pro potřeby našeho klienta došlo postupem času také k propojení aplikace s účetním programem ABRA Flexibee, do kterého jsou v reálném čase přenášeny veškeré údaje o fakturách a jejich hodnotách a to nejen při vytvoření, ale při jakékoliv editaci nebo doplnění.

Díky propojení má také účetní oddělení on-line přístup k aktuálním hodnotám a může s nimi dále pracovat.

Systém v číslech