Připravili jsme pro vás případovou studii, na které chceme prezentovat sílu webových technologií, které využíváme pro vývoj nástrojů pohánějících vnitrofiremní procesy.

Pro našeho klienta již třetím rokem vyvíjíme a spravujeme nástroj pohánějící vnitrofiremní procesy a data. I když se z počátku zdálo, že se bude jednat o jednoduchý nástroj evidující obchodní zakázky, opak se stal pravdou a dnes se jedná o komplexní nástroj řídící vnitrofiremní procesy, starající se o automatizaci základních a každodenních úkonů. 

A co dnes už nástroj umí?

• Evidenci zákazníků a kontaktů
• Evidenci a správu obchodních zakázek
• Periodické zákazky a úlohy
• Správu zaměstnanců a jejich oprávnění
• Evidenci docházky, dovolených i nemocí
• Fakturační a autofakturační modul propojený s účetním programem Abra Flexibee
• Finanční reporty
• Správa souborů a smluv

Šetříme převážně čas

Cílem aplikace se postupem vývoje stala úspora času při každodenních úlohách, mezi které patří vystavování faktur, evidence úhrad nebo správa obchodních případů a jejich stavů.

Díky aplikaci jsme tak schopni provádět automatizované úlohy na periodických zakázkách, vytvářet automaticky požadavky, sloužící jako podklad pro fakturaci a především poloautomaticky provádět vystavování faktur včetně odesílání na zákazníky. Tím dochází k úspoře času, a to v některých případech i o více než 10 dní práce několika zaměstnanců za měsíc.

Méně prostoru pro chyby

Pravidelné úkony jsou vždy náchylné na chybovost a k jejich eliminaci jsme přispěli vytvořením automatizovaných procesů starajících se o pravidelné úkony, které si do té doby musel každý zaměstnanec hlídat samostatně. Nově je nejen jasné, kdo je za co zodpovědný, ale také kdy a do jaké míry. Nastavením periodických pravidel je možné si ve správný čas nechat připomenout navazující úlohy, připojit si k nim poznámku nebo rovnou nastavit požadovanou automatickou akci. 

Podobný přístup je již aplikován i na hromadné úlohy, mezi které patří zejména poloautomatické vystavování faktur, kdy na místo jedné je možné vystavovat faktury v dávce rovnou po 25-ti kusech.

Vše pod kontrolou

Pro všechny případy je celý systém vybavený o logování aktivit nad základními i pokročilými úlohami, jako je vytváření zakázek, změny stavů nebo vystavení faktury. Vždy je tedy jasné, o jaké úlohy se stará systém a o jaké konkrétní uživatel a je možné zpětně rozklíčovat, kdo provedl jakou úpravu a provedené úpravy i vrátit zpět.

Nově jsme systém vybavili také o automatické testy, které kontrolují základní funkčnost systému a zajišťují tak bezchybný provoz. V případě problému jsme tak už před nasazením každé nové verze informování o tom, jestli nedošlo k přehlédnutí chyby a je možné ji včas napravit.

Mezi další specializaci aplikace patří propojení zakázek a fakturačního modulu, kdy na základě vytvořených požadavků nebo obecných vlastností zakázek dochází k předvyplňování faktur nebo ke zúžení produktů, které do faktury můžete umístit. Tedy na základě požadavku je zřejmé, že má dojít k vytvoření faktury, ale zároveň také k vytvoření pravidel, pro konkrétní fakturu. Tím pádem je šetřen čas a omezení prostoru, ve kterém může dojít ke vzniku chyby.

Propojení s externími aplikacemi

Protože aplikace slouží především pro potřeby našeho klienta došlo postupem času také k propojení aplikace s účetním programem ABRA Flexibee, do kterého jsou v reálném čase přenášeny veškeré údaje o fakturách a jejich hodnotách a to nejen při vytvoření, ale při jakékoliv editaci nebo doplnění.

Díky propojení má také účetní oddělení on-line přístup k aktuálním hodnotám a může s nimi dále pracovat.

Systém v číslech

Můžete mít také vývoj na míru